Aikaa ei kannata tuhlata vaan sitä pitää käyttää kuten rahaa, eli harkiten. Aikaa ei pysty hallitsemaan. Se mihin pystyt vaikuttamaan on se, että käytät aikasi tehokkaasti aina kulloinkin tärkeimpien asioiden ripeään hoitamiseen.
Meillä kaikilla on tasan yhtä paljon aikaa päivässä käytössämme. Jotkut vain saavat samassa ajassa aikaan enemmän kuin toiset. Mikäli haluat kuulua aikaansaavien joukkoon, noudata seuraavia nyrkkisääntöjä.
Tee priorisoitu tehtävälista vähintäänkin viikko- ja päivätasolla
Pyri johdonmukaisesti hoitamaan priorisoimasi asiat järjestyksessä yksi kerrallaan. Ajoittain kannattaa pysähtyä listaamaan tavoitteita vaikkapa seuraavalle vuodelle ja jopa miettiä kahvikupposen äärellä mitä elämältään yleensäkin haluaa. Spontaanisuus on hyvä asia, mutta koko elämäänsä ei välttämättä kannata elää hetkessä.
Keskity tekemään valitut tehtävät loppuun yhdeltä istumalta
Ihmisiä ei ole luotu moniajoon. Kannattaakin keskittyä täysillä kulloinkin yhteen tehtävään kerralla. Pyri tekemään saattamaan asiat aina kerralla loppuun tai delegoimaan ne eteenpäin. Stressiä ja tehottomuutta aiheuttavat erityisesti puolitiehen saatetut tehtävät joihin joudut palaamaan uudestaan ja uudestaan (jopa aamuyöisin).
Varo aikasyöppöjä kokouksia. Onko osallistumisesi välttämätöntä kyseiseen kokoukseen? Käydäänkö kokouksessa valmistellut asiat määrätietoisesti läpi vai jutellaanko puolihorroksessa niitä näitä samalla kun puolet osallistujista naputtelee tekstiviestejä? Voisitko säästää pari tuntia kallisarvoista aikaasi hoitamalla asiat vaikkapa puhelinkokouksena?
Välttele aikasyöppöjä ihmisiä. Tunnistat heidät siitä, että he tulevat työpisteellesi notkumaan ja kysymään onko hetki aikaa. Hetki venähtääkin pahimmillaan puolen tunnin käytäväkokoukseksi johon puolet avokonttorissa istuvista huutelee näkemyksiään sermin takaa. Kieltäydy ad hoc -kokouksista ja korvaa ne täsmäpalavereilla joissa mennään suoraan asian ytimeen valmistellusti.
Kierrä maili- ja nettisuo kaukaa. Sähköpostit ja netti ovat toimistotyöntekijälle kuin ooppiumia. Päivä menee niiden parissa aivan siivillä. Älä jatkuvasti keskeytä työntekoasi sähköpostiasi vilkuilemalla tai uppoudu surffauksen syövereihin. Sähköpostilaatikon raivaamisessakin kannattaa keskittyä aluksi niiden sähköpostien läpikäymiseen joiden käsittelyn myötä saat päätöstäsi odottavat asiat taas liikkeelle. Sähköpostit joissa kanssasi on 10 nimeä cc-kentässä kannattaa suosiolla silmäillä vaudikkaasti läpi tai unohtaa kokonaan.
Ole tehokas ja lähde ajoissa kotiin
On parempi keskittyä täysillä valittuihin tärkeisiin asioihin muutamaksi tunniksi kuin uurastaa 12 tunnin työpäiviä viikot läpeensä. Tutkimuksen mukaan aikaansaavimmat ihmiset eivät nimittäin ole niitä jotka polttavat yölamppua, vaan niitä jotka hoitavat tehtävät keskittyneesti muutamassa tunnissa ja lähtevät sitten ajoissa kotiin lepuuttamaan aivojaan.
